Einzelnen Zahlungsauftrag erfassen

Erläuterung

In diesem Abschnitt ist das generelle Vorgehen zur manuellen Erfassung eines Zahlungsauftrags im Menü Erfassung beschrieben – unabhängig davon, ob es sich um eine Überweisung (Inland oder Ausland) oder eine Lastschrift handelt.

→	Die Besonderheiten bei der Erfassung eines periodischen Auftrags lesen Sie nach im Abschnitt Periodischen Zahlungsauftrag erfassen.

Generelles Vorgehen zur Auftragserfassung

Wählen Sie eine der folgenden Alternativen:

Klicken Sie in der Übersichtsmaske auf .

bei Neuanlage eines Zahlungsauftrags auf Basis einer Vorlage: Klicken Sie auf Neu aus Vorlage....

Das Arbeiten mit Vorlagen ist detailliert beschrieben im Abschnitt Mit Vorlagen arbeiten.

Auftraggeberkonto auswählen

Es werden Ihnen nur diejenigen Auftraggeberkonten zur Auswahl angeboten, die für das gewählte Zahlungsformat verwendet werden dürfen und für die Sie berechtigt sind. Welche Zahlungsformate für ein Konto zugelassen sind, wird durch einen berechtigten Benutzer am Auftraggeberkonto festgelegt.

Falls Adressdaten zum Auftraggeberkonto in der Anwendung erfasst sind, werden die Adressdaten in der Maske eingeblendet. Sie können die Adressdaten ändern. Ihre Änderung ist nur für diesen Zahlungsauftrag gültig und wird nicht dauerhaft gespeichert.

Um ein neues Auftraggeberkonto anzulegen oder die Daten eines bestehenden Auftraggeberkontos zu bearbeiten und dauerhaft zu speichern, wählen Sie – vorausgesetzt Sie sind dazu berechtigt und die Auftraggeberkonten wurden nicht durch das Kreditinstitut vorgegeben – Einstellungen ➔ Kundeneinstellungen, Registerkarte Auftraggeber und erfassen Sie die Daten des Auftraggeberkontos (siehe Abschnitt Auftraggeberkonten verwalten).

Geschäftsvorfall auswählen

Ob Ihnen Geschäftsvorfälle zur Auswahl angeboten werden und um welche es sich handelt, hängt von Ihrem Bankzugang ab. Um die verfügbaren Geschäftsvorfälle anzusehen und – vorausgesetzt Sie sind dazu berechtigt – zu aktualisieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

a)	Wählen Sie dazu im Menü Einstellungen ➔ Benutzereinstellungen die Registerkarte Bankzugänge.
b)	Doppelklicken Sie auf den Bankzugang.
c)	Wählen Sie die Registerkarte Auftragsarten bzw. bei Verwendung von EBICS 3.0 BTFs.
d)	Um Auftragsarten/BTFs zu aktualisieren, klicken Sie auf Verfügbare <Auftragsarten und/oder BTFs> abholen und zuordnen. Die Beschriftung der Schaltfläche ist abhängig von der unterstützten EBICS-Version Ihres Bankzugangs.

Zahlungsart auswählen (nur bei bestimmten Geschäftsvorfällen)

Empfängerkonto auswählen oder manuell erfassen

	Falls das Empfängerkonto bereits in der Anwendung bekannt ist und Adressdaten zum Empfängerkonto erfasst sind, werden die Adressdaten in der Maske eingeblendet. Sie können die Adressdaten ändern. Ihre Änderung ist nur für diesen Zahlungsauftrag gültig und wird nicht dauerhaft gespeichert.
	Falls Sie ein Empfängerkonto manuell neu erfassen, können Sie es unmittelbar bei der Auftragserfassung dauerhaft speichern.

Um Ihre bereits bekannten erfassten Empfängerkonten außerhalb der Auftragserfassung anzusehen oder zu bearbeiten, wählen Sie Kundeneinstellungen, Registerkarte Empfängerkonten.

Außerdem können Sie bestehende Empfängerkonten in eine CSV-Datei exportieren und neue Empfängerkonten aus einer CSV-Datei in die Anwendung importieren – die entsprechende Berechtigung vorausgesetzt. Lesen Sie dazu Abschnitt Empfängerkonto anlegen.

Auftragsdetails erfassen

	Je nach Zahlungsformat (Überweisung (Inland oder Ausland), Lastschrift) und Zahlungsart müssen Sie unterschiedliche Daten eingeben.
	Über die Schaltfläche Skonto erfassen... können Sie für einige Zahlungsformate für bis zu zwei Rechnungen zugehörige Skonti erfassen (nicht im Standardumfang der Anwendung enthalten). Das Skonto wird automatisch von dem angegebenen Betrag abgezogen. Die Rechnungsdaten werden in den Verwendungszweck übernommen.

Besonderheiten zu den Feldern Kategorie der Zahlung und Art der Zahlung

	Beim Erstellen von Zahlungsdateien werden die logischen Dateien (Sammler) nach Kategorien (Feld Kategorie der Zahlung) gruppiert.
	Bei der Berechtigungsprüfung, ob ein Benutzer die Zahlung ansehen oder bearbeiten darf, wird die Art der Zahlung zur Prüfung herangezogen, falls angegeben.
	Falls die Art der Zahlung nicht angegeben ist, wird die Berechtigung über die Kategorie des Zahlungsauftrags geprüft.
	Ist keines der Felder angegeben, kann jeder Benutzer die Zahlung ansehen und bearbeiten.

Wählen Sie die Kategorie und die Art der Zahlung aus der Liste aus oder geben Sie die Werte als Freitext ein.

Ggf. Verbuchungsart für Sammelaufträge angeben



Einzelbuchung: Alle Zahlungen eines Sammelauftrags werden separat verbucht. Im Kontoauszug erscheint jede Zahlung des Sammelauftrags als einzelner Posten.

Hinweis:

Einzelbuchungen werden nicht von allen Kreditinstituten unterstützt. Für eine Einzelbuchung müssen Sie ggf. eine gesonderte Vereinbarung mit Ihrem Kreditinstitut abschließen.



Sammelbuchung: Alle Zahlungen eines Sammelauftrags werden in einer Buchung verbucht. Im Kontoauszug erscheint der Sammelauftrag als ein Posten.



Bankvorgabe: Das Kreditinstitut entscheidet, ob die Zahlungen des Sammelauftrags einzeln oder gesammelt verbucht werden.

Optional und falls von Ihrem Kreditinstitut für Sie aktiviert: abweichende Auftraggeber oder Empfänger erfassen

Sie können Daten für einen abweichenden Auftraggeber und/oder Empfänger erfassen. Bei einigen Zahlungsarten können Sie zum Namen auch Adressen eingeben.

Speichern Sie die Daten.

10.

Optional: Mehrfacherfassung von Zahlungsaufträgen

Um weitere Zahlungsaufträge zu erfassen, klicken Sie auf Speichern und nächste erfassen.

Markieren Sie über die angezeigten Kontrollkästchen diejenigen Felder, die aus Ihrer gerade eingegebenen Zahlung in die nächste Erfassungsmaske übernommen werden sollen.

Sie können einzelne Felder markieren oder Feldbereiche über die Funktion Alle komplett aktivieren oder deaktivieren.

Klicken Sie auf Weiter.

11.

In der Detailansicht eines erfassten Zahlungsauftrags können Sie in der Registerkarte Historie den Verlauf des Zahlungsauftrags verfolgen.

Nach der Erfassung der Zahlungsaufträge senden Sie die Zahlungsaufträge zum Kreditinstitut – entweder jeden Zahlungsauftrag einzeln (z. B. sofort nach seiner Erfassung) oder mehrere Zahlungsaufträge gesammelt.

Nur für EBICS-Bankzugänge: Alle von Ihnen erfassten Zahlungsaufträge, aus denen Sie Dateien erstellt haben, die Sie aber nicht sofort gesendet haben, werden im Dateiausgangskorb (Menü Dateimanager ➔ Dateiausgangskorb) gesammelt (siehe Abschnitt Auftragsdateien erstellen und an das Kreditinstitut senden).